合规性检查是由合规官员执行的，包括对申请人或现有担保人的现场访问。此类访问的目的是通过对申请人或现有担保人的关键人员及已在其下工作的员工进行面试，以评估其履行职责的能力、遵守移民法规的情况，并解答访问推荐中提出的任何具体问题。
如果申请人的许可证之前被撤销、拒绝或自愿放弃，必须推荐进行合规性检查。
1.在以下情况下，应考虑推荐进行合规性检查：
• 申请触及风险档案，建议进行合规性检查
• 申请触及风险档案，且需要进行真实就业检查
• 申请为现有许可证添加新路径（包括高度信任担保人状态），且在过去12个月内未进行过访问
• 担保人申请续签许可证，且所在路径要求进行合规性检查
• 担保人申请高级担保人状态（且在过去3个月内未进行过访问）
• 申请人或担保人无先前的移民历史
• 需要额外信息以评估申请人履行担保职责或合规性，以决定申请
• 在考虑担保人的变更情况、后续和年内请求时，需要更多信息或发现只能通过现场访问担保人解决的问题
• 申请人未申请续签先前的许可证，且该许可证已过期
• 另一监管机构的评级表明担保人业务领域需要改进，例如，如果CQC或Ofsted评级表明业务“需要改进”或不满意
• 对担保人提供真实就业的能力有疑虑
2.创建担保文件并保留文件的目的是：
• 提供无法在Metastorm上以笔记或文件形式记录的申请人或担保人互动的记录
• 保留主要证据
3.担保文件要求包括：
• 所有担保文件均以原始申请参考号、担保许可证（SPL）号码为参考
• 必须将所有原始文件退还给申请人或担保人
• 在申请被拒绝或对申请人或担保人采取惩罚性（纪律）行动的情况下使用的文件副本必须保留，以防决定被挑战
• 担保人授权更改其许可证时，必须保留原始签名
担保许可证有效期为4年，文件销毁日期为5年，但担保人可以续签其许可证，因此如果担保人每4年续签一次，担保文件的存储需求实际上是无限的。
4.雇主预防合规检查的策略：
• 彻底了解并遵守移民法规：雇主应定期更新自己关于移民法规的知识，确保遵守所有相关法律和规定。这包括对担保许可证的要求、雇佣外籍员工的规定以及任何最新的法律变更。
• 维护详尽的员工记录：保持所有员工的详细记录，包括他们的个人信息、工作许可证明、合同以及任何与其移民状态相关的文件。这些记录应该是最新的，并且能够快速提供给合规官员。
• 实施内部合规审计：定期进行内部审计，检查公司的移民合规性。这可以帮助识别和解决潜在的问题，避免在官方合规检查中被发现。
• 提供培训和资源：为负责招聘和人力资源的员工提供培训，确保他们了解与雇佣外籍员工相关的法律要求。提供必要的资源和指导，帮助他们正确执行职责。
• 建立合规沟通渠道：确保有明确的沟通渠道，让员工能够报告任何可能影响公司合规性的问题。鼓励开放和诚实的沟通，及时解决问题。
• 与专业顾问合作：考虑与移民法律顾问合作，他们可以提供专业的建议和支持，帮助雇主遵守复杂的移民法规。
• 准备应对合规检查：制定计划，以便在接到合规检查通知时迅速反应。确保关键人员了解在检查过程中的角色和责任，并准备好提供所需的文件和信息。
通过实施这些策略，雇主可以显著降低因不遵守移民法规而面临的风险，确保在合规检查中获得积极的评价。