作为英国的担保机构，为了履行担保职责，必须按要求保存雇员的相关文件。这不仅是为支持签证合规检查，更是为了避免潜在的法律风险。本文将全面介绍担保人所需保存的文件类型、保存时限、保存格式及注意事项，以便担保机构有效管理文档、确保合规。
一、文件保存格式与时限
1. 文件保存的格式
担保机构可以选择将文件以纸质或电子格式保存，具体的存储方式并无强制要求，但在必要时必须能够随时向合规官提供这些文件。
2. 文件的保存时限
通常情况下，与被担保的员工或学生相关的所有文件必须在担保期间保留，且在以下两种情况之一出现时可以终止保存：
• 担保结束一年后；
• 合规官审查并批准文件的日期，若在担保结束一年以内。
此外，担保机构在获得担保许可时提交的文件也需长期保存，直至不再持有担保资格。同时，为遵守非法工作防范等法律规定，某些文件可能需要更长时间的保存。担保人应确保满足所有其他部门的法律记录要求。
二、数据保护义务
担保人需遵循《数据保护法2018》及《英国通用数据保护条例》的相关规定，妥善处理员工的个人信息。信息专员办公室（ICO）官网提供了详细的指南，包含移民豁免的相关信息，供担保人参考。
三、担保雇员的必备文件
1. 合法工作权的验证
担保人需保存每位被担保雇员的工作权利验证文件，以证明他们有资格在英国为您工作。雇主应根据英国政府发布的《雇主工作权检查指南》进行工作权检查，并保存相关证据。这些检查不仅是担保人责任，还可以防止雇主因雇佣非法员工而承担民事罚款。
对于非直接雇员（如自雇人士），尽管不需建立民事罚款的法律抗辩，但仍需按担保职责进行工作权检查并保存证据。
2. 入境日期的验证
对于通过担保申请入境签证的雇员，担保人需检查他们是否在签证有效期内入境英国。如雇员在签证生效前入境，则该员工没有工作权，需建议其离开英联邦旅游区（包括英国、根西、泽西、马恩岛和爱尔兰），并在签证生效后重新入境。
如果雇员在英国境内申请续签或转换签证类型，则无需进行入境日期检查。但仍需按工作权验证要求进行检查。
大多数情况下，雇员的护照上会有入境官员盖的入境章。对于未盖入境章的情况（如通过爱尔兰入境、使用电子签证等），担保人需查看其他入境凭证（如登机牌）以确认入境日期，并记录相关信息。
四、担保雇员的招聘文件
1. 招聘流程的证明
担保机构需能够证明所担保雇员的招聘流程，以确认职位的真实性。有些路线需要在雇佣外籍员工前进行正式的本地劳动力市场测试；对于其他路线，尽管没有正式测试要求，担保人仍需能够解释或提供招聘流程的相关证据。
2. 保留招聘文件的要求
担保人应保留本地劳动力市场测试所需的文件及其他保障英国定居员工的相关证明，以确保担保的合规性。对于无需进行本地劳动力市场测试的路线，也应保留相关招聘记录以供检查。
五、担保雇员的工资记录
担保人需保存以下与薪资相关的文件，以证明员工薪资符合担保路线的要求：
• 雇员的工资单副本，清晰显示姓名、国民保险号、税号、补贴及扣款。
• 所有薪资支付的金额与频率记录，显示每次支付转账到雇员的银行账户或预付卡（如外汇卡）。
• 雇佣合同或服务合同的副本，包含各方签名、合同期限、工作内容、工作时数及薪酬情况。
六、担保雇员的技能水平证明
1. 工作描述
担保人需提供详细的职位描述，列明岗位职责及所需的技能、资格及经验，确保该岗位符合担保路线的技能水平要求。
2. 技能和资格的证明文件
担保人需保存雇员相关资格证书的副本，以确认其具备相应的技能和经验，必要时包括前雇主推荐信或其他工作经验的证明。
3. 注册和认证
若职位要求特定的专业注册或认证（如医生需具备英国普通医疗委员会注册），担保人也需保存相关文件。
作为英国的担保机构，为担保员工保存并管理合规文件不仅是法律责任，也关系到担保资格的维护。担保人应在文档管理方面做到规范、清晰，以确保在必要时能够提供合规证明。这些步骤和文件保存要求既有助于担保机构合法合规，也为雇佣外籍员工提供有力的支持。
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